EndNote除可管理收集到的书目数据外,也可以作全文、图表等其他附加文件的管理,使书目与相关文件可以串连在一起,方便使用。
【夹带全文或其他文件:File Attachments→Attach File】
跟email中的夹带文件差不多。只要点击某笔欲夹带文件的书目,于下方切换到“PDF & Quick Edit”页签,可看到此笔书目的所有字段。将卷轴拉到“File Attachments”字段点击右键→File Attachments→Attach File,即可挑选欲夹带的文件。(或是直接将文件以鼠标拖曳至该笔书目上放开,亦可完成夹带)
选取附加文件时请注意,有一个默认勾选的“Copy this file to the default file attachment and create a related link”选项,这是代表夹带的文件会自动拷贝一份到该Library的.Data文件夹;若未勾选,则仅保留该文件的原始位置链接,若日后该文件移位或删除,则无法再开启此文件。
(不清楚什么是.Data文件夹吗?请参考“认识Library文件”一文)
完成附加文件的书目,其前方会增加回形针图标。每笔书目可夹带多笔文件,欲开启附加文件时,请点击该笔书目,下方切换到“PDF & Quick Edit”页签中,即可在File Attachments字段中看到所有附加的文件,双击文件后可开启,达到书目与相关文件串联在一起的方便性。
提醒您,附加文件的文件名请尽可能简短,以免在使用Compressed Library功能时出现错误消息,详细请参考“EndNote Compressed Library功能出现空间不足错误消息”一文。
另外,若附加的是PDF档,自X5版起,可直接于“PDF & Quick Edit”页签中查看PDF内容缩影,同时提供Adobe Reader的注记与Highlight功能,方便您标记个人注释,以及将未来欲引用的段落画重点,详细说明请参考“在EndNote中作PDF全文注记与Highlight”一文。
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【找遗失附档功能 Find Broken Attachment Links】
有时夹带文件太多、或 Library 多次搬移存盘,可能不慎遗失附加文件,可使用“Find Broken Attachment Links”功能找寻遗失的附档,详见:找遗失附档功能 (Find Broken Attachment Links)。
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【手动太麻烦,全文自己来:Find Full Text】
Find Full Text功能可以从网路上直接抓取PDF全文完成夹带文件,以节省手动一一附加文件至EndNote的麻烦,操作步骤请详见:EndNote查找全文功能。
Find Full Text是由书目抓取全文,若您本身是已经下载了许多PDF全文,尚未于EndNote中建立书目的话,可使用PDF导入的功能。
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【图表夹带:Figure→Attach Figure】
在EndNote中,“图”(Figure) 和“表”(Table) 请分别以下列两种方式建档:
- “图”(Figure):可附加于任何数据类型(Reference Type)的书目,意即Library中任何一笔书目只要需要附加“图”文件,都可依如下方式处理;
- “表”(Table):需先另外建立一笔数据类型(Reference Type)为Chart or Table的书目。(如何手动建立一笔书目?请参考“手动建立EndNote书目”介绍)
附加 “图”、“表”文件,请选取该笔文献后 → References → Figure → Attach Figure:
(或直接将图档拖曳至该笔文献的“Figure”字段)
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每笔书目只能夹带一张Figure,夹带好的图表会在Figure字段呈现缩影。另外切记,下方“Caption”字段一定要写上图表名称:
有关图表夹带的一些步骤,包括为什么表要特别建立数据类型为Chart or Table的书目、以及为什么Caption字段一定要填上图或表的名称,这些问题在实际论文撰写的阶段会比较清楚,建议延伸阅读:
- Word撰文 > “修改Style”与“插入图表”
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